Sådan når du beslutningstagere med din underskriftindsamling

Bekræft, at du retter henvendelse til den rigtige person

Før du kontakter nogen, skal du sikre dig, at du har identificeret den person eller det organ, som faktisk har beføjelse til at gøre det, du beder om. At kontakte en person, der ikke kan handle på din anmodning, er spild af tid og kan give indtryk af, at du ikke forstår, hvordan den relevante institution fungerer.

Spørg dig selv: hvem træffer den endelige beslutning i netop denne sag? I nogle tilfælde rådgiver det ene organ, mens et andet godkender. En kommunal embedsmand kan udarbejde en anbefaling, mens de folkevalgte kommunalbestyrelsesmedlemmer stemmer om den. En afdelinger i en virksomhed kan stå for politikken, mens ledelsen godkender ændringer. Hvis begge er involveret, så kontakt begge.

Hvis du er i tvivl, så tjek den relevante organisations officielle hjemmeside, se på hvordan lignende beslutninger er blevet truffet tidligere, eller ring til hovednummeret og spørg, hvem der behandler den konkrete sag, du rejser.

Tag kontakt tidligt, ikke kun ved overlevering

Du behøver ikke vente, til du har tusindvis af underskrifter, før du gør en beslutningstager opmærksom på, at din underskriftindsamling findes. Tidlig kontakt tjener to formål: den signalerer, at du mener det alvorligt, og den giver dig tid til at finde ud af, om der er en formel indsendelsesproces, du skal følge.

En kort introduktionsbesked, når din kampagne lanceres, eller når du har indsamlet dit første relevante antal underskrifter, er helt passende. Hold den kort og faktuel. Du beder endnu ikke om en beslutning. Du gør dem opmærksomme på sagen og etablerer en kontaktkanal.

Tidlig kontakt hjælper dig også med at finde den rigtige adresse, navnet på den relevante embedsmand eller repræsentant og om der er frister, du skal kende til.

Sådan skriver du en effektiv besked

Uanset om du sender en introduktionsbesked, en statusopdatering eller et formelt følgebrev ved overlevering, er strukturen den samme. Vær klar, kortfattet og høflig. Fjendtlige eller anklagende beskeder giver modtageren en undskyldning for at afvise dig.

Enhver besked til en beslutningstager bør indeholde:

• Hvad du beder om. Angiv den konkrete ændring, du ønsker, klart og utvetydigt.
• Hvorfor det er vigtigt. Skriv en eller to sætninger om, hvem det påvirker, og hvad der sker, hvis intet ændrer sig.
• Omfanget af offentlig opbakning. Angiv, hvor mange der har skrevet under, og medtag linket til underskriftindsamlingen, så de kan verificere den.
• Eventuel relevant frist. Hvis der er en beslutning på vej, så skriv det. En frist giver din besked en grund til at blive læst nu.
• En klar anmodning om svar. Spørg, hvad de har tænkt sig at gøre, og hvornår du kan forvente at høre tilbage.

Vælg den rette kanal

Forskellige situationer kræver forskellige tilgange.

• E-mail Det bedste udgangspunkt for de fleste kampagner. Det skaber et skriftligt spor, kan videresendes internt og giver modtageren tid til at svare. Skriv til en navngiven person frem for en generisk indbakke.
• Brev. Et udskrevet brev sendt med posten er velegnet til formelle institutioner som parlamentet, ministerier eller store offentlige organer. Et fysisk brev får nogle gange mere opmærksomhed end en e-mail.
• Telefonopkald. Nyttigt til at følge op på en ubesvaret e-mail eller til at finde ud af, hvem den rette kontaktperson er. Vær klar over formålet, før du ringer, og hold samtalen kort.
• Mødeanmodning. Værd at forfølge, når du har et betydeligt antal underskrifter. Personlig kontakt er sværere at ignorere og giver dig mulighed for at fremlægge din sag direkte. Vær fleksibel med planlægningen: hvis den primære beslutningstager ikke er tilgængelig, er det stadig værdifuldt at mødes med en ledende medarbejder.
• Sociale medier At tagge en beslutningstager i et offentligt opslag skaber synligt pres. Gør det omhyggeligt og professionelt. Det virker bedst, når du har noget konkret at fortælle, såsom en vigtig milepæl, og dårligt, når det ligner en vedvarende chikane-kampagne.

Før en fortegnelse over al kontakt: datoer, navne, hvad der blev sendt, og hvilket svar du fik. Denne fortegnelse er nyttig, hvis kampagnen eskalerer, og den er uundværlig, når du formelt overleverer underskriftindsamlingen.

Tim din kontakt godt

De mest effektive tidspunkter at kontakte en beslutningstager på er knyttet til begivenheder i din kampagne eller i deres beslutningsproces.

• Når du når en underskriftsmilepæl, der viser reel offentlig opbakning.
• Når et udvalgsmøde, en afstemning i byrådet eller en politisk gennemgang er planlagt. Kontakt dem et par dage før, ikke på selve dagen.
• Når der sker noget nyt: mediedækning af din sag, en relateret begivenhed eller en udtalelse fra en anden myndighed, der støtter din position.
• Når du er klar til formelt at overlevere underskriftindsamlingen. Giv dem besked i god tid, så de kan afsætte tid til at modtage den ordentligt.

Undgå at kontakte beslutningstageren så ofte, at dine beskeder begynder at føles som pres snarere end kommunikation. En eller to velplacerede beskeder vejer tungere end en strøm af ugentlige e-mails.

Forbered en overleveringspakke

Når du er klar til formelt at overlevere underskriftindsamlingen, skal du forberede en pakke, der præsenterer din kampagne klart og professionelt. En velforberedt overlevering er sværere at lægge til side end et link til en hjemmeside.

• Følgebrev: Én side, der opsummerer underskriftindsamlingen: problemet, din konkrete anmodning og antallet af personer, der har skrevet under. Gentag eventuelle frister, og bed tydeligt om et svar.
• Underskriftsliste. Udskriv et sammendrag af underskrifterne, herunder navne, steder og eventuelle kommentarer. Hvis du har tusindvis af underskrifter, er et repræsentativt udvalg med et verificeret totalantal mere praktisk end hvert enkelt navn.
• Personlige historier: Et par konkrete kommentarer eller korte udtalelser fra underskrivere tilføjer en menneskelig dimension, som tal alene ikke kan. Vælg eksempler, der tydeligt illustrerer sagens konsekvenser.
• Understøttende dokumentation. Hvis du har relevant pressedækning, officielle data eller ekspertudtalelser, der støtter din sag, så medtag dem som bilag eller henvisninger.

Hvis beslutningstageren beder dig om at sende underskrifterne via e-mail, så forklar, at personoplysninger ikke bør sendes i større mængder via e-mail. En personlig eller formel skriftlig overlevering er mere passende og viser, at du håndterer støtternes data ansvarligt.

Inddrag medierne ved overlevering

En offentlig overlevering skaber et øjeblik med synligt ansvar. Mediedækning af overleveringen lægger yderligere pres på beslutningstageren og skaber ny interesse for underskriftindsamlingen.

En uge før overleveringsdatoen skal du sende en kort pressemeddelelse eller en henvendelse til lokale journalister, der dækker dit emne. Fortæl dem, hvad du overleverer, hvor mange der har skrevet under, og hvornår og hvor overleveringen finder sted.

Spørg beslutningstageren på forhånd, om de er indforstået med, at medierne er til stede. Mange folkevalgte byder muligheden velkommen. Selv hvis ingen journalister møder op, bør du selv tage billeder og video af overleveringen. De kan deles i en opdatering på underskriftindsamlingen og på sociale medier.

For en fuld guide til at kontakte journalister og skrive en pressemeddelelse, se Sådan får du mediedækning af din underskriftindsamling.

Hvad du skal gøre, hvis du ikke får svar

Manglende svar er almindeligt og betyder ikke nødvendigvis, at underskriftindsamlingen er blevet ignoreret. Medarbejderne kan håndtere store mængder korrespondance, sagen kan være under aktiv behandling, eller din besked er måske ikke nået frem til den rette person.

Følg op én gang efter et rimeligt interval, typisk en til to uger. Henvis til din oprindelige besked, og spørg høfligt, om den er modtaget, og hvornår du kan forvente et svar.

Hvis du stadig intet hører, så overvej andre veje: en formel indsendelse via institutionens egen proces, et spørgsmål rejst på et offentligt møde eller kontakt via en folkevalgt repræsentant. At dokumentere manglen på svar og dele det i en opdatering på underskriftindsamlingen eller i en presseudtalelse kan også skabe pres, selv om denne tilgang kræver omhyggelig håndtering.

Efter overlevering: følg op og luk cirklen

Overleveringen er ikke afslutningen på kampagnen. Hold dine støtter opdateret om, hvad der sker herefter.

• Læg en opdatering op umiddelbart efter overleveringen. Del, hvordan det gik, hvad der blev sagt, eventuelle billeder og hvad de næste skridt er. Støtter, der skrev under for flere uger siden, er stadig engagerede i resultatet.
• Følg op med beslutningstageren. Hvis de lovede at svare eller handle inden en bestemt dato, så følg op, når datoen kommer. En høflig, faktuel påmindelse viser, at du følger med.
• Gør resultatet klart. Hvis kampagnen lykkes, så fortæl det tydeligt til dine støtter. Hvis den ikke gør, så forklar, hvad der skete, og om der er yderligere skridt. De mennesker, der deltog, fortjener at vide, hvad deres underskrifter bidrog til.

En kampagne, der afsluttes godt, uanset om den vinder eller taber, opbygger tillid hos dem, der støttede den, og gør det lettere at mobilisere dem igen i fremtiden.